Konsep Penerapan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi

1.1.            Definisi Teknologi Informasi

Teknologi informasi secara sempit dapat didefinisikan sebagai perpaduan antara teknologi komputer dan telekomunikasi, yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, database, teknologi jaringan dan peralatan telekomunikasi lainnya atau dapat juga disebut sebagai sub sistem dari sistem informasi. Dalam artian luas teknologi informasi bukan hanya sekedar perangkat keras dan perangkat lunak tetapi mencakup perpaduan antara pengetahuan, metode dan teknik dalam menggunakan informasi dalam dunia bisnis.

1.2.            Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiataan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepadak pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

1.3.            Pengaruh Teknologi Informasi pada Dunia Usaha

Dapat dikatakan bahwa penerapan teknologi informasi sudah memasuki hampir semua aspek kegiatan organisasi mulai dari pengembangan produk baru, sampai pada dukungan penjualan barang dan jasa, mulai dari menyajikan intelegensi pasar sampai menyediakan peralatan pengambilan keputusan. Penggunaan teknologi informasi pada setiap aktivitas perusahaan seperti pada konsep value chain merupakan alternatif peluang bagi perusahaan karena untuk bisa mengatasi berbagai permasalahan yang muncul seperti usaha menghemat biaya dan waktu operasi perusahaan, menghasilkan produktivitas kerja yang tinggi, mempercepat pengiriman produk dan jasa bagi pelanggan (Laudon, 1994).

Teknologi informasi juga membantu merubah proses bisnis seperti yang dikemukakan oleh O’ Brien (1996). David Whitman (Fazio, 1994) seorang CEO pada perusahaan Whirpool, USA mengatakan bahwa keunggulan kompetitif artinya memiliki teknologi informasi dan pemrosesan terbaik mulai dari mendisain, pabrikasi, menjual sampai pada melayani pelanggan dengan biaya serendah mungkin. Teknologi informasi yang kuat akan menjadi keunggulan konpetitif, bagi perusahaan dan sekaligus akan menjadi hambatan masuk terhadap kompetitor. Organisasi yang aktif adalah organisasi yang selalu terlibat dengan proses evaluasi tujuan organisasi secara terus menerus yakni mempertanyakan, memferifikasi, dan mendefinisikan kembali cara berinteraksi dengan perubahan lingkungan. Bagi organisasi yang ingin maju dan berkembang tidak ada alas an untuk tidak menggunakan teknologi sepanjang hal itu dapat mempermudah perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan (Hanscombe, dkk, 1989).

Tabel 1 Dampak Aplikasi Teknologi Informasi (TI) berbasis Komputer Terhadap Aktivitas Organisasi

No	Sebelum Munculnya TI	Teknologi Informasi	Setelah Munculnya TI
1	Manajer Biasanya membuat keputusan	Berbagai peralatan penunjang pengambilan keputusan (DDS, Access Data Base, Modelling Software	Pengambilan keputusan menjadi bagian setiap orang
2	Hanya pakar-pakar yang bisa menyelesaikan pekerjaan yang kompleks.	Expert System	Seorang generalis bisa menyelesaikan pekerjaan pakar.
3	Informasi hanya bisa muncul disatu tempat pada saat tertentu	Database tersebar	Informasi bisa dimunculkan secara simultan di berbagai tempat sewaktu di perlukan
4	Karyawan lapangan membutuhkan kantor sebagai tempat menerima, menyimpan, mengakses dan mentranfer informasi.	Komunikasi tanpa kabel dan portable Computer	Karyawan lapangan bisa mengirim dan menerima informasi secara langsung.

 

Dengan perkembangan teknologi informasi, batas-batas yang mendefinisikan organisasi mulai berubah (Bentley, 1996). Konsekuensinya, muncul berbagai bentuk struktur organisasi baru yang merespon perubahan lingkungan internal maupun ekternal.

 

1.4.            Penerapan Teknologi Informasi pada Perusahaan

Informasi merupakan sumber utama bagi perusahan dan masyarakat pada umumnya. Bilamana informasi merupakan senjata terbaik perusahaan  dalam persaingan, maka teknologi informasi adalah revolusi bagi perusahaan  (Newsweek, Feb. 1995). Berkembangnya teknologi informasi berbasis komputer  memudahkan organisasi melakukan aktivitas mengakses informasi dimana dan kapan saja. Dalam hubungannya dengan aktivitas yang terjadi setiap hari pada perusahaan terutama aktivitas yang ditujukan untuk menghasilkan produk dan jasa, teknologi informasi membantu menciptakan produk yang sangat kompetitif. Teknologi informasi bisa diaplikasikan pada berbagai aktivitas perusahaan. Kecanggihan teknologi informasi bila diaplikasikan pada rantai aktivitas akan menghasilkan produk yang memiliki nilai tinggi. Michael porter mengemukakan bahwa perusahaan merupakan rantai aktivitas yang ditujukan untuk menambah nilai produk dan jasa yang dihasilkan  dan meningkatkan nilai margin perusahaan. Aktivitas bisnis yang dimaksud di sini terdiri dari aktivitas utama (primary activity) dan aktivitas penunjang (support activity).

Berbagai jenis teknologi informasi telah digunakan pada aktivitas utama dan aktivitas penunjang. Pada aktivitas utama misalnya teknologi informasi digunakan pada otomatosasi pergudangan untuk membantu menyimpan bahan-bahan yang masuk di perusahaan. Pada aktivitas operasi (operations) tegnologi seperti Computer Aided Mnufacturing (CAM) digunakan untuk membantu proses produksi. Pada aktivitas penyimpanan barang jadi dan pengiriman  (outbound logistic), System on line Order Entry membantu pengiriman barang atas pesanan pelanggan. Pada aktivitas pemasaran dan penjualan. Tegnologi informasi berupa DDS dapat di gunakan untuk menganalisis kondisi pasar sekarang atau pasar potensial. Pada aktivitas pelayanan, Diagnostic Expert System digunakan untuk membantu memperbaiki pelayanan pada pelanggan.

Teknologi informasi yang digunakan pada aktivitas penunjang Automated Office Systemdigunakan untuk membantu aktivitas manajemen dan pelayanan administratif(management & administrative service), seperti penggunaan E-mail, Voice Mail, Word Processing, Database Management System, dll. Employee Skill Database System,digunakan untuk membantu aktivitas manajemen sumbardaya manusia, untuk menempatkan dan menugaskan karyawan pada posisi dan pada proyek-proyek penting. Teknologi ini di kenal dengan nama sistem informasi SDM (Human Resources Information System (HRIS)) (Idhamsyah, 1995),

Computer Aided Design System (CAD), digunakan untuk membantu aktivitas mengotomatisasikan disain produk dan berbagai pemrosesan sebagai bagian dari pengembangan teknologi informasi. Electronic Data Interchange (EDI) System. Digunakan untuk membantu memperbaiki yang menghubungkan antara perusahaan, suppliers, bahkan pelanggan.

1.5.            Dukungan Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Keunggulan Bersaing

Istilah competitive advantage (keunggulan bersaing) yang muncul pada awal tahun delapan puluhan telah menjadi istilah yang paling populer pada saat membicarakan strategi perusahaan. Seperti yang sering diungkapkan Michael Porter, keunggulan bersaing dapat dicapai dengan berbagai macam cara, antara lain: menawarkan produk dengan harga minimum, menawarkan produk unik dan lebih baik dari saingan, memfokuskan diri pada segmen pasar tertentu. Sedangkan dalam dunia komputer, istilah keunggulan bersaing dihubungkan dengan penggunaan sumber daya informasi untuk memperkuat peranan suatu perusahaan di dalam pasar. Pada dasarnya perusahaan tidak harus selalu mengandalkan sumber daya fisiknya dalam bersaing tetapi juga dapat memanfaatkan data informasi untuk mencapai tujuan strategisnya menurut McLeod, keunggulan bersaing dapat dilihat dari 2 (dua) sudut pandang, yaitu:

a.             Pandangan Awal

Pandangan awal ini dimulai dengan cerita-cerita sukses sekitar penggunaan teknologi informasi pada perusahaan-perusahaan seperti Citybank yang sangat sukses dalam memperkenalkan jasa baru ATM (Automatic Teller Machines), American Airlines dengan supply dengan sistem reservasi yang dikenal dengan nama SABRE atau American Hospital Supply dengan system pemesanan order yang menggunakan jaringan EDI dan sebagainya.

Pada periode ini, keunggulan bersaing dihubungkan dengan peningkatan laba dan penguasaan pangsa pasar berkat kejelian suatu perusahaan dalam memanfaatkan kesempatan dengan memadukan kemampuan teknologi informasi dengan kebutuhan pasar. Ini bermula dari pendapat yang mengatakan bahwa manajemen yang baik dan bekerja keras sangat diperlukan untuk dapat bertahan didalam pasar, akan tetapi untuk unggul di dalam persaingan kedua aspek tersebut saja tidak cukup, perusahaan membutuhkan senjata lain.

Pada saat inilah, perusahaan-perusahaan pionir berfikir bahwa hanya teknologi informasilah yang dapat membantu mendorong peningkatan laba. Sebagai the leader dalam berinovasi dengan TI, keuntungan yang diperoleh perusahaan menjadi berlipat ganda.

b.            Pandangan Luas

Pada pandangan ini, MCLeod berpendapat bahwa memasimumkan nilai penggunaan sumber daya informasi, perusahaan harus membangan suatu sistem informasi antara organisasi atau yang lebih dikenal dengan istilah inter Information Organizational System (IOS). Sistem informasi yang dimaksud dibangun untuk menghubungakan beberapa perusahaan melalui arus informasi. Jadi perusahaan dihubungkan dengan lingkungannya melalui sistem seperti yang digambarkan berikut ini :

 Gambar 1. Diagram lingkungan sistem informasi perusahaan MCLeod

Perusahaan diharapkan memanfaatkan TI dengan menganalisa pihak-pihak mana yang dapat dihubungkan melalui arus informasi yang memberikan keunggulan kompetitive bagi perusahaan. Seluruh jaringan diharapkan dapat dilaksanakan dalam dua arah dari dan ke perusahaan, kecuali jaringan dengan perusahaan saingan merupakan jaringan ke perusahaan saja. McLeod menambahkan bahwa kesempatan yang paling baik dalam memanfaatkan jaringan Electronic Data Interchange dua arah dapat diperoleh dengan menghubungkan perusahaan dengan langganan, pemasok, pemerintah dan lembaga keuangan. Untuk hubungan dengan pihak-pihak eksternal lainnya dapat dilakukan melalui media non-komputer.

Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon menyatakan bahwa perusahaan dapat memanfaatkan informasi dan system informasi untuk dapat memimpin di dalam kancah persaingan mereka mengakatagorikan jenis sistem informasi yang digunakan untuk keperluan ini adalah Strategic Information System (SIS). Yang termasuk dalam katagori ini adalah semua sistem informasi berbasis komputer pada level apapun dalam organisasi yang dapat merubah tujuan, operasi, produk jasa maupun hubungan perusahaan dalam lingkungan.

Turban, McLean dan Wethrbe juga menghubungkan SIS tersebut dengan keunggulan bersaing suatu perusahaan. akan tetapi, mereka menambahkan bahwa topik keunggulan bersaing hanya merupakan masalah ketiga yang dihadapi direktur sistem informasi setelah masalah kualitas dan produktivitas.